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Les plug-ins de Mail

11 août 2008 - Applications, Logiciels tiers, Mac OS X et logiciels d'Apple

Je vous propose de découvrir 2 additifs à  Mail qui peuvent devenir vite indispensables.

Tout comme safari, Mail accepte les plug-ins qui améliorent son fonctionnement.

Parmi les gratuits, je vous ai déjà  parlé de WideMail, ainsi que de MailAppetizer.

Aujourd’hui je souhaiterais mettre en avant 2 logiciels, payants, cette fois-ci qui permettent plutôt de ranger vos boites mail.

Le premier, MailTag, rajoute directement un volet sur Mail, avec un accès à  des « mots clefs  » ou tags que vous allez bien sûr définir selon votre goût.

Un peu à  la manière de spotlight, vous pourrez ainsi ajouter des critères de recherche à  vos messages. Plus encore, vous pouvez aussi créer des « projets  » qui vous permettront ainsi de retrouver toutes les conversations que vous aurez eues sur un projet.

Pour finir, il existe dès lors une zone de commentaires que vous allez pouvoir renseigner, pratique lors que l’on échange sur un projet commun.

Le gros avantage de MailTag, c’est qu’il va également taguer vos réponses : imaginons que vous ayez mis le tag « logiciel  » sur un message, en y répondant, MailTag attribuera directement le tag « logiciel  » à  votre réponse.

Le comportement de MailTag va pouvoir être associé aux règles de Mail, afin de provoquer un marquage (couleur/tag/projet) automatique, comme un premier triage.

Les tags seront directement notés dans les en têtes de vos messages en local, et donc visible à  tout utilisateur du logiciel, mais ne gênant pas ceux qui ne l’auront pas.

Par ailleurs, les tags pourront également être copiés sur les serveurs IMAP, pratiques si vous utilisez, comme moi, le stockage de MobileMe pour conserver vos archives.

Il devient même possible de donner une date d’échéance et même une alarme à  un email.

Finalement, à  quoi ça sert ?

À faire des recherches efficaces. Mail est capable, certes, de trouver un nom de contact, un objet et même un mot au milieu d’un message, mais il est parfois fort compliqué, au milieu de la masse de réponses, de retrouver, par exemple, un reçu, une facture, ou bien une réponse spécifique.

En attribuant des tags, vous pourrez affiner cette recherche, et, en créant des dossiers intelligents (qui permettent d’associer des critères de recherche), vous pourrez avoir un tri très efficace.

La recherche de Mail se trouve alors agrémentée des mots clefs, mais aussi de la recherche par projet ou par le contenu des notes.

Du coup, le tri par dossier et sous dossiers devient bien moins nécessaire.

Il vous suffit de taguer vos mails et de les mettre en vrac dans un dossier.

Si vous utilisez les fonctionnalités de Yep ou Leap, vous connaissez déjà  le principe.

La cerise sur le gâteau, c’est que ces étiquettes vont pouvoir être utilisées par d’autres logiciels, comme celui dont je vais vous parler maintenant.

Nous l’avons vu récemment avec les déboires de MobileMe, les mails sont fragiles et la moindre défaillance d’un serveur, ou de votre machine, les met en péril.

Il faut donc une solution de sauvegarde.

Bien sûr, Time Machine est une possibilité, mais la base de Mail reste quelque chose de fragile et parfois, la récupération est incomplète (voir les déboires de notre ami Cuk…)

L’export en archives est possible également, mais dans ce cas là , il s’agit d’une sauvegarde non incrémentale, vous sauvegardez tous les mails à  chaque fois… de plus, pas d’automatisation, ce qui laisse présager que cela ne sera pas fait.

Backup sait sauvegarder les mails, et de façon incrémentale, mais en cas de restauration, vous allez écraser la base de Mail par la sauvegarde… que se passera-t-il pour les autres messages reçus dans l’intervalle ?

Je parle ici d’une grosse banque de mails, bien évidemment. Je préfère garder tous mes messages depuis 2004 bien gentiment stockés sur mes serveurs dans des dossiers, afin d’avoir ma boite de réception aussi vide que possible, mais de pouvoir avoir sous la main tous mes échanges (qui sont gérés par Contactizer).

En cas de serveur IMAP, Mail crée une copie de sauvegarde sur l’ordinateur en local, mais j’efface malencontreusement un message sur le serveur IMAP, il me mettra la copie locale au diapason…. donc plus de messages. (Je le sais, ça m’est déjà  arrivé)

Il me fallait une solution automatique, qui sauvegarde les vingtaines de mails par jour que je reçois, et qui me permette, le cas échéant, de renvoyer le message dans la boite de Mail en cas de perte.

C’est là  qu’intervient MailSteward. Basé sur un système de base de données, il récupère tous vos messages et les archive (en les copiant, libre à  vous de les supprimer de Mail par la suite).

La sauvegarde est programmable (accessible dans la forme standard et pro du logiciel), et il récupère les messages dans leur format d’origine (« RAW « ), avec les pièces jointes éventuelles, et même les messages en format HTML.

Une fois stockés, et contrairement aux archives, vous aurez accès à  tous vos messages, que vous pourrez toujours visualisés sous leur forme « texte » ou bien dans leur format original. Vous pourrez également répondre au message, le transférer, bref, le gérer, sans avoir besoin de passer par une restauration.

L’immense avantage est qu’il intègre un système de recherche performant, qu’il lit les Tags et les notes de MailTag ce qui, associés à  ses critères de recherche déjà  performants, en fait un utilitaire de tri remarquable.

Si tant est que vous ayez perdu certains messages, vous faites la recherche, vous sélectionnez les messages à  récupérer et il vous les exporte en format mbox, directement importable dans Mail qui les classe dans un dossier « import  » que vous pourrez alors utiliser et ranger.

Du coup, vous n’avez pas besoin de restaurer tous les messages ou toute la boite aux lettres, mais bien juste ce qui vous est nécessaire…

Maniable, fort simple et pourtant si puissant, c’est un utilitaire très intéressant pour celui qui tient à  ses mails !

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