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MailTags

fait le 04/10/09, mise à jour 21/04/12

A. Présentation rapide :

Son icône :

MailTags

Qu’es-aco? MailTags permet d’ajouter des tags afin de faciliter la recherche ultérieure de vos mails
Site du developpeur : Indev Software
Payant : oui
Prix : $29,90 généralement
Version démo : oui
traduction : oui
Son interface :

Mailtag

B. Vidéo :

MailTags : le tutoriel vidéo
Samedi 04 octobre 2009

MailTags

Description : Voici la première partie de "Mail efficace" avec MailTags d’Indev.ca.

  • Réglages et préférences
  • Appliquer des tags
  • Les projets
  • Le menu contextuel
  • Dates d’échéance
  • Tâches et évènements
  • Les couleurs
  • Les notes
  • Les règles
  • Astuces

C. Plus en détails :

Mail tag , que j’ai présenté à l’occasion en version 2, est resté un bon moment en bêta, depuis la sortie de Lion. La version 3, donc, vient de sortir et outre la compatibilité avec Lion, apporte un certain nombre de fonctionnalités supplémentaires et d’améliorations notables.

1. Principe de fonctionnement

Je vous rappelle que MailTags est un logiciel additif à mail, permettant d’ajouter des tags ou balises compatibles OpenMeta , à vos messages. On peut en outre ajouter directement des projets, une priorité, et même créer des rappels ou des événements de calendrier, sans quitter l’interface de Mail.

MailTags s’installe grâce à un installateur fourni, et s’ajoute au dossier Plug-in de Mail. À partir de là, on obtient un panneau supplémentaire dans les préférences de Mail, une icône dans la zone de message (Image 1 – 2), et dans la barre d’outils (Image 1 – 1).

interface

1. interface

MailTags est scriptable, et peut être utilisé conjointement avec les autres logiciels du même éditeur pour plus d’efficacité : MailActOn©, MiniMail©

Les tags étant universels seront donc lus par de nombreuses applications, comme Spotlight (en tapant tag : devant la recherche), mais aussi HoudahSpot©, Tags© (cf chapitre tags), entre autres.

exemple de recherche avec Spotlight

2. exemple de recherche avec Spotlight

utilisation des balises mailtags avec HoudahSpot

3. utilisation des balises MailTags avec HoudahSpot©

Par ailleurs, ils sont disponibles pour la création de recherches et dossiers intelligents ou pour la création de règles de tri sophistiquées.

Utilisation des balises/Projets pour créer une boite intelligente

4. Utilisation des balises/Projets pour créer une boite intelligente.

2. Les nouveautés

La grande nouveauté est surtout d’ordre esthétique. Finie l’icône pas très belle, voici un petit panneau type pop-up, indiqué par un simple « plus » dans la barre latérale des messages. Cliquer dessus, ou sur l’icône du menu ouvre alors le panneau complet. On y retrouve une saisie des balises bien plus facile, classées par récent ou favoris, et bien sur l’autocomplétion permet également de baliser le message (Image 5 – 1).

Le panneau complet est ouvert

5. le panneau complet et ouvert.

L’affichage dans Mail est bien plus lisible puisque les balises apparaissent avec un entourage de couleur en bas des messages (Image 1 – 4), les projets ou les échéances sont sur un fond coloré désormais. On retrouve également la commande d’ouverture au niveau du message lui-même (Image 1 – 3).

Enfin, les balises, projets et autres se retrouvent également dans le menu contextuel (pour peu qu’un message au moins soit sélectionné)

La zone Projet (Image 5 – 2) est également plus facile d’accès. La liste est complète, mais lit désormais en toute transparence les projets issus d’Omnifocus© et Things©.

intégration de projet issus d'Omnifocus ou de Things

6. intégration des projets issus de Omnifocus© ou Things©

La zone de Rappel (Image 5 – 3) dispose d’un raccourci pré déterminé de type : dans 3 jours ou tel jour de la semaine, qui sont des boutons d’intervalles prédéfinis dans les préférences du logiciel (voir plus loin).
Une zone de saisie intelligente (Image 7) permet de rentrer la date de façon naturelle, comme avec Fantastical©. Dans la mesure où MailTags est entièrement traduit, le français est également supporté ici. Saisissez « demain » et le rappel sera créé.

Saisie manuelle

7. saisie naturelle

On peut également appliquer une couleur au rappel et donc au message afin d’avoir un repère visuel. La couleur deviendra de plus en plus intense au fur et à mesure que l’on se rapproche de l’échéance.

cette fois ça urge

8. cette fois-ci, ça urge !

Pour créer un événement, ou une tâche (Image 5 – 5), il suffit de choisir l’option qui encore une fois déplie le panneau. Événement ponctuel ou toute la journée, choix d’une durée, du calendrier (calendrier par défaut à choisir dans les préférences ) note et alerte sont accessibles. Le fonctionnement des tâches est identique et permet le choix du calendrier.

Evenemnt ou tâche, le tout ser synchronisé avec iCal

9. événement ou tâche, le tout sera synchronisé avec iCal.

Au final, le message va arborer sur son résumé les balises et les échéances (Image 10 – 1), mais aussi le résumé (Image 10 – 2) que l’on peut rapidement modifier en utilisant les roues dentées (Image 10 – 3 et 4).

Tout sous la main

10. tout sous la main

La zone de remarque permet d’ajouter des réflexions que l’on peut d’ailleurs choisir de substituer au sujet du message (ceci permet d’ailleurs de rendre plus explicite les Objets de type « Re Re Re »). On cochera pour cela la petite case adéquate.

3. Les préférences :

Le panneau d’apparence permet d’activer les différentes icônes (Image 11 – 1), mais surtout de se débarrasser des options du pop-up que l’on n’utilisera pas. On peut les réorganiser par glisser-déposer (Image 11 – 2).

Apparence

11. Apparence

MailTags permet toujours la synchronisation des balises sur les serveurs IMAP (Image 12 – 2) (donc via les boites mails de iCloud) permettant ainsi de retrouver toutes les balises appliquées sur toutes les machines disposant de MailTags. Il est alors très utile d’activer l’option OpenMeta (Image 12 – 3). On peut également choisir d’envoyer les balises avec les réponses (Image 12 – 1). Même si les correspondants ne disposent pas du logiciel, les balises vont se répercuter, permettant alors d’avoir des conversations suivies et balisées.

transfert sur les serveurs

12. transfert sur les serveurs

Le panneau de gestion des balises est plus efficace (Image 13 – 1), puisque certains bugs empêchaient parfois la suppression, de même pour les projets. Il sera désormais possible de trier les balises pour les retrouver plus facilement (Image 13 – 2).

Gestion des balises

13. gestion des balises

La même chose pour les projets, dont on détermine la couleur (Image 14 – 1). On peut ici sélectionner le type de logiciel de GTD à utiliser (Image 14 – 2), en sachant qu’il doit être ouvert pour y accéder.
Les projets et les balises peuvent être exportés et localisés sur un dossier Dropbox pour pouvoir les utiliser sur d’autres machines (Image 13 – 3).

Rubrique Projet

14. rubrique Projets

Le dernier panneau permet de régler les calendriers par défaut (Image 15 – 2), mais aussi les boutons de rappel (deux possibles) (Image 15 – 1). Notez que l’heure de l’alarme par défaut est également accessible ici (Image 15 – 3).

Quant aux codes de couleur, toutes les nuances sont permises pour attirer votre attention !

De la couleur svp.

16. de la couleur s’il vous plait 

 

Au total, une mise à jour indispensable d’un logiciel tout aussi indispensable.

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