Suite à un article sur le blog de David Bosman, j’ai découvert Documents To Go, logiciel que j’avais utilisé fût un temps sur mon palm, mais dont j’ignorais l’existence sur iPhone. Je vais donc pouvoir vous présenter les fonctions principales de ce logiciel grâce à l’éditeur. Le but du jeu, ici est de permettre la création, la synchronisation et l’édition sur l’iPhone (ou l’iPad puisque l’application est désormais universelle de documents Office. La version présentée est celle qui gère les services extérieurs dont Dropbox, MobileMe et Boxnet pour ne citer que les principaux. Documents to go gère les fichiers Excel, Word et PowerPoint en lecture et écriture, mais sait également lire via la visionneuse de l’iPhone d’autres formats comme le RTF (pas le RTFD), les PDF, les fichiers images et les fichiers iWork.

Synchronisation

Ici, pas de disque WiFi. On passe par une application qui s’installe sur le Mac (ou le PC) et qui va se charger de gérer les fichiers.

La configuration est très simple. On lance l’application (qui s’installe par glisser-déposer) et on lance la configuration sur l’iPhone (il suffit d’ouvrir les réglages et de cliquer sur « ajouter un ordinateur » ). Dès lors, un code de couplage est donné par l’iPhone, à entrer dans le Mac.

Ici, on fonctionne en dossiers; un dossier My DocsToGo est créé (avec un alias sur le bureau que l’on n’est pas obligé de garder, d’ailleurs) et il suffit d’y glisser des documents.

On peut également décider de synchroniser d’autres dossiers, quel que soit leur emplacement sur le Mac. Un bon point puisque l’on garde alors le rangement établi. Tous les fichiers contenus seront synchronisés sur l’iPhone. Toute modification, qu’elle soit faite sur le mac ou sur l’iPhone sera prise en compte et répercutée.

Sur l’iPhone, on a 4 sections : les fichiers locaux (2) c’est à dire créés sur l’iPhone et non synchronisés. Les fichiers de bureau (3) qui sont ceux que l’on synchronise. Les fichiers en ligne (5) correspondent aux serveurs distants. Enfin, la rubrique pièce jointe gère, comme son nom l’indique, les emails contenant des pièces jointes (4). Les préférences sont accessibles en 7. La création de nouveaux documents en 6. Enfin, la recherche est disponible (1), ainsi qu’une liste de documents récents (en bas).

Les modalités d’édition :

Sur iPad, c’est probablement bien plus performant et confortable. Sur un écran d’iPhone, cela l’est moins, mais le nombre de fonctionnalités présentes est tout de même fort appréciable. Je vais faire une petite liste non exhaustive :

Les fonctions communes :

• Le mode paysage et portrait est géré partout dans l’application.
• On peut également faire disparaître le clavier pour plus d’espace, et un mode plein écran permet de masquer les barres d’outils.(3)
• Le copier-coller est le système de base de l’iPhone (5)
• Les barres d’outils défilent vers la droite et la gauche pour pouvoir toutes les afficher.
• Il faut cliquer sur enregistrer ou essayer de quitter le document pour l’enregistrer : attention à le faire régulièrement, car si plantage, tout est perdu ! (1)
• L’envoi par mail est disponible (2)
• Le i (7) donne les informations du document lui-même (aucune modification possible)
• Undo/do possible sur plusieurs niveaux (6)

• navigation rapide haut de page/bas de page

• Deux types d’enregistrement sont possibles : enregistrer et enregistrer sous. La deuxième option permettra de changer le lieu d’enregistrement (au sein de l’iPhone ou bien sur un disque distant)

Word

Les outils sont classiques, mais efficaces :

• formatage : gras, italique, souligné, mise en surbrillance colorée et couleur de texte et changement de polices
• alignement (centré, droite, gauche et justifié)
• listes avec puces ou numérotation
• tabulation et retrait de texte

La recherche permet de faire des modifications de texte (remplacement) à la volée. Elle peut d’ailleurs être restreinte avec le respect de la casse ou réservée au mot exact.

Enfin, accès aux statistiques (nombre de mots. ) Une remarque : pas de copier-coller d’images dans les fichiers Word. Par contre, les majuscules sont automatiquement ajoutées.

Excel :

Formatage : gras, italique, souligné, mise en surbrillance colorée, couleur de texte et changement de polices. Mais aussi accès à un panneau permettant d’appliquer toutes les modifications sur les cases (couleur de fond de texte. ) ainsi que le centrage et la police

La deuxième icône permet de changer le type du contenu : ici quelques fonctions particulières comme les dates, les nombres, les devises ou le texte. Les trois points donnent accès aux autres catégories, mais aussi aux modifications telles que la gestion des décimales ou le changement de devise. L’alignement dispose de son propre menu (bien qu’il soit disponible dans le premier panneau)

La recherche est disponible cette fois-ci sans remplacement, mais peut être réduite au contenu d’une cellule, ou d’une feuille du classeur (on notera d’ailleurs qu’il faut basculer en paysage pour modifier ce point).

Fonctionnalité indispensable pour Excel : on peut figer la colonne ou la ligne (la dernière icône permet de tout débloquer)

• Bouton de suppression du contenu de la cellule (3)
• module d’insertion (colonne ou ligne) (4)
• module de suppression (colonne ou ligne) (5)
• masquage/démasquage d’une ligne ou une colonne (6)

Il est possible d’utiliser les formules, accessibles en tapotant sur le Fx (2). Je ne suis pas une experte, mais il m’a semblé que le nombre de fonctions est assez correct.

Enfin, un bouton en haut permet de faire défiler les feuilles du classeur (1)

PowerPoint

Ici, les options sont plus sommaires. On peut naviguer entre les diapositives (il est possible de naviguer directement vers une diapo particulière), et on peut également naviguer entre les pages. Les notes attachées sont éditables Il suffit de cliquer sur l’icône d’édition pour modifier le plan des diapos (ajout, suppression) et leur titre.

La navigation dans les dossiers

Nous avons vu l’organisation des dossiers. On peut à tout instant trier (2) le contenu par ordre croissant ou décroissant, et activer la recherche (1) (filtrage des documents téléchargés) Il est également possible de créer un nouveau document directement. L’application permet de synchroniser plusieurs dossiers avec un même ordinateur, mais aussi plusieurs ordinateurs. Ils seront alors différenciés dans le dossier documents de bureau (comme image ci-dessus)

Fichiers en ligne

• Google docs
• Boxnet
• Dropbox
• iDisk (et iDisk Public)
• et SugarSync sont gérés.

Il suffit d’entrer ses identifiants et on peut alors naviguer, ouvrir les fichiers supportés et les modifier, tout en les sauvegardant in situ ou bien ailleurs dans l’application. Bien sûr, les modifications enregistrées in situ devront être uploadées. La navigation est assez lente.

Un élément handicapant est l’absence de menu pop up pour naviguer rapidement vers uen destination : lors que l’on est dans une arborescence de dossier, il faut retourner en arrière pour sortir du serveur. La même critique est applicable à l’enregistrement de fichier. Pas de moyen rapide de demander par exemple à sauvegarder le dossier dans le dossier bureau. On doit sortir du serveur pour enfin se voir proposer les 3 groupes de dossiers. Il y avait largement la place pour proposer un raccourci !

Les pièces jointes :

ici, c’est plus limité que dans Readdle Doc par exemple. Seuls gmail et exchange sont supportés et seuls les mails avec pièces jointes sont lus ! Dès lors, il sera possible d’ouvrir éditer et ensuite renvoyer les pièces jointes.

Les préférences.

on peut juste y gérer les ordinateurs liés, effacer le menu des documents récents et compléter les informations de comptes (mail ou serveurs). À noter que l’aide est dans l’application,complète et en français.

La visualisation des fichiers

Les PDF :

fonction de zoom afin de maximiser l’affichage (4) tourné de page (avec animation) (2) visualisation des vignettes (1) aller à la page (3) pivotement d’une page au sein du document (5)

Les autres documents, eux, font appel à la visionneuse intégrée de l’iPhone.

Dès lors, seul l’envoi par mail et l’enregistrement dans un dossier différent est possible.

Les plus

• excellente gestion de Word et Excel
• options de formatage très complètes
• options pour figer les volets dans excel
• do / undo efficace
• la synchronisation est bien gérée, même si on aurait aimé une synchronisation automatique au démarrage de l’application, par exemple.

les moins

• limitation de récupération des mails
• navigation lente et absence de raccourcis
• pas de protection de l’application par mot de passe

Conclusion: compte tenu de la taille de l’écran de l’iPhone, il est évident que l’application elle même n’est pas très confortable. Néanmoins, j’ai été agréablement surprise par l’étendue des possibilités d’édition. La gestion des serveurs et des email, à mon avis, manque encore de finitions, mais le tout reste suffisamment efficace.