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A. présentation rapide :

 

Son icône :

Qu’es-aco : Bento est un logiciel de base de données, rendu disponible par la société FileMaker, une des références dans ce domaine (avec la société 4D). Bento offre l’avantage d’une application facile d’accès, préconfiguré, ressemblant à s’y méprendre avec les applications iLife ou iWork et d’une application iPhone fonctionnant en synchronisation ou en indépendante.
Site de l’éditeur : FileMaker
Traduction : oui
payant : oui
interface : oui

B. Vidéos :

 

C. son objectif :

Vous avez probablement déjà eu affaire à ce genre de choses, mais on pourrait finalement faire l’amalgame avec la boite de recettes de votre maman : une collection de fiches classées soit par ordre alphabétique soit par catégories : desserts, entrées et ainsi de suite. Sur chacune de ces fiches figurent divers renseignements, de la recette elle-même aux ingrédients, calories, etc.

Une base de données, c’est ça : une grande boite où figurent des fiches sur des thèmes X ou Y.

L’inconvénient de la boite physique est qu’il faut forcément choisir un type de classement unique : alphabétique, numéro de fiche, ou catégorie, et cela peut poser problème si vous ne vous rappelez plus comment vous aviez nommé la fiche recherchée.

C’est là que l’informatique intervient.

On va créer également des fiches, mais une fois le travail effectué, on pourra tout à loisir décider de modifier le classement, et effectuer des recherches sur toutes les rubriques de la fiche, chose impossible avec un support physique.

On peut bien sûr appliquer ce type de bases à des recettes, à une collection de DVD, un rangement de documents administratifs, mais aussi pour des catalogues d’objets, voire même pour un inventaire.

Pour correctement utiliser Bento et tout logiciel de ce type, il faut déjà réfléchir à ce que l’on souhaite regrouper dans la base, c’est-à-dire déterminer les renseignements que l’on veut y voir figurer.

À partir de là, Bento est d’une simplicité déconcertante.

D. Affichage :

On retrouvera 2 vues :

La première, la vue tableau est la liste des fiches. Dans cette vue, on fera figurer tout ou partie des rubriques renseignées sur la fiche.

La deuxième reprend la fiche elle-même. Bento ne vous limite pas à un écran, mais accepte autant de volets que vous souhaitez, afin d’améliorer la visualisation des informations.

E. Interface

Bento reprend le principe de l’application mono fenêtre : tout est inclus dans la fenêtre principale.

On remarquera l’existence de 2 bases au démarrage : iCal (avec les tâches) et Carnet d’adresses. Ces 2 bases fonctionnent directement avec les données du Mac : toute modification dans Bento est reportée et l’inverse est vrai.

Néanmoins, l’utilisation via Bento va permettre d’ajouter des renseignements impossibles à stocker dans les applications natives du Mac, mais aussi de référencer ces éléments vers d’autres bases de données. (exemple: utiliser les fiches du carnet d’adresses dans une base sur les documents administratifs)

On remarquera qu’il existe 2 types de regroupements :

• Les collections qui sont des classements différents de mêmes données (donc au sein d’une même bibliothèque)
• Les bibliothèques qui sont des bases indépendantes (mais que l’on peut faire interagir)

On pourra (depuis la version 2) avoir des bases Bento différentes. Pour cela, il faut appuyer sur la touche ALT au démarrage pour avoir le choix suivant :

Notez que vous pouvez demander à avoir systématiquement ce choix au démarrage.

Le fichier par lui-même se présente en format paquet.

Notez bien qu’il ne comprend pas les données du carnet d’adresses ou d’iCal (les données sont juste référencées) et cela est d’ailleurs valable pour tout document extérieur à Bento: il ne s’agit que de liens. Toute modification d’emplacement ou suppression cassera le lien. Ne comptez pas sur Bento pour en faire une sauvegarde !

F. Ajouter une nouvelle bibliothèque :

À la manière d’iWeb ou des logiciels de la suite iWork, Bento permet de créer un document d’après certains modèles (et l’on pourra changer de style à la volée secondairement).

Vous pouvez bien évidemment construire de A à Z votre fiche.

Les outils de style sont disponibles, pour régler apparence, style des étiquettes, ombrages, mais aussi séparateurs…

La fiche se construira par glisser-déposer des rubriques (champs) stockées sur la barre latérale

On pourra bien sûr créer de nouveaux champs de différents types :

• Cases à cocher
• listes de choix
• URL
• emails
• devises
• listes de dossiers ou fichiers extérieurs
• éléments d’une autre bibliothèque
• éléments temporels
• et même des éléments de calculs (exemple TVA, prix…) et de manipulations de texte !

Voici un exemple de base : mes fiches sur les différentes vidéos du site

E. Utiliser

Une fois que les enregistrements sont faits, on pourra compulser les données, effectuer des recherches et de là créer des collections intelligentes, permettant d’avoir une vue partielle des différentes fiches.

Par exemple ici, je filtre en fonction des thèmes des vidéos.

Le mode tableau permet également de trier (ordre alphabétique, croissant…)

F. L’export :

Il vous sera possible d’imprimer, et d’envoyer sous forme de fichier de tableur (vers Excel ou Numbers, par exemple).

G. Conclusion :

Vous l’aurez compris, Bento est très souple d’utilisation. Sous une interface simpliste, il permet d’organiser vos données et surtout de les utiliser.

Vous pourrez trouver sur le site de Filmaker des exemples de bases à télécharger (gestion de vin, de CD, etc.) pour vous aider à commencer.