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A. Présentation rapide :

Son icône:

Qu’es-aco : gestionnaire de documents
Site de l’éditeur : C-command
Traduction : oui (l’aide est aussi en français)
payant : oui
App Store (lien sponsorisé) : 35,99 €
version démo : oui (30 jours)
interface :

B. Introduction

Si vous cherchez un logiciel ouvert, efficace, avec de multiples options de capture de documents, mais que DevonThink pro est trop complexe pour vous, je ne peux que vous conseiller EagleFiler.

Pour un prix modeste, ce logiciel vous permettra de créer de multiples bases de données, cryptées ou non, de sauvegarder de façon fiable vos mails (cette fonction existe sous Devon mais uniquement dans la version Office).

Doté de zone et raccourci de capture, mais aussi d’annotations, de tag, dossiers intelligents et recherche sélective, voilà un bon compromis pour ranger vos données.

EagleFiler travaille sur une base Core Data SQL, qui, même si elle se présente comme une simple arborescence de fichier, permet des temps d’accès rapides et une très bonne indexation. Même si vous choisissez secondairement d’abandonner le logiciel, aucun risque de perte de données, tout est accessible.

Le logiciel est traduit (mais pas le fichier d’aide), et une démo totalement fonctionnelle est disponible pour 30 jours.

C. Créer une base

Au lancement, on vous propose de créer ou d’ouvrir une bibliothèque

C’est ici qu’il faut choisir si vous souhaitez crypter ou non les données (si vous envisagez de placer la bibliothèque sur Dropbox, c’est impératif de la crypter).

Définissez la taille maximale (l’image n’occupera la place que progressivement).
Vous pourrez secondairement déplacer les bases où vous le souhaitez.

D. L’interface

L’interface est assez commune, ressemblant à Mail ou à une fenêtre du Finder.

Les préférences sont assez limitées :

Raccourcis pour les captures, format d’import des pages web.

N’oubliez pas de cocher de se souvenir des bibliothèques ouvertes.

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E. Ajouter des éléments

Pour ajouter des éléments, on peut utiliser le glisser-déposer, faire glisser sur l’aire de largage,

Sur l’icône du dock, ou bien utiliser le raccourci (F1 par défaut). L’avantage, c’est que cette touche de capture rapide fonctionne dans mail directement.
La combinaison ALT+F1 ouvre une fenêtre pour affiner les options d’import :

Une petite remarque, sur un portable vous devrez faire Fn+F1 ou Fn+ALT+F1.

Le logiciel donne des indications d’import via Growl.

Tous les fichiers sont supportés. Nativement, les mails, les PDF, les images, les textes, les pages web et archives. Ce qui n’est pas supporté sera importé tel quel et affiché grâce à Quicklook., qu’il est possible d’invoquer par le Menu > Enregistrement > Aperçu. Le document sera toujours modifiable par son logiciel d’origine.

Lorsque la touche d’import rapide ne fonctionne pas (comme ici dans Evernote), le logiciel vous propose d’autres alternatives, comme de faire un copier-coller.​

Le logiciel intègre également des bookmarklets qui sont des scripts sous forme de signet permettant de capturer rapidement une page web, un service d’impression en PDF et un dossier d’import rapide. On le trouvera au sein de la bibliothèque. Tout élément glissé dedans sera importé dans la bibliothèque : utile par exemple pour configurer le dossier d’import d’un scanner.

 

F. Ajouter des tags/étiquettes/drapeau

La fenêtre d’information des fichiers vous permet d’ajouter des notes (qui peuvent comprendre URL, texte et même images), des tags, une couleur, etc.

La gestion des tags est très simple :

On peut utiliser la fenêtre des informations (ci-dessus), faire glisser le fichier vers le tag dans la barre latérale (même principe dans Evernote)

Noter le tag voulu en bas de la fenêtre (auto complétion)

Utiliser le « nuage de tag » (on le fait apparaître par une commande du menu Fenêtre >afficher le nuage de mots clés). Il suffit de cliquer sur un tag pour l’activer.

Ces tags sont gérés par le gestionnaire (Fenêtre > afficher les mots clés) (un clic droit sur un tag dans la barre latérale permet également de supprimer ou renommer un élément).

Ces mots-clés sont désormais parfaitement compatibles OpenMeta.

Le fait de sélectionner un tag dans la barre latérale n’affichera que les fichiers marqués de ce tag (on remarque la présence d’un tag « note » qui est en fait une manière d’afficher tous les documents dont la zone note a été remplie.)

G. Récupérer et utiliser les fichiers enregistrés dans EagleFiler

Pour « récupérer » un fichier, il faut passer par la fonction d’export ou bien glisser l’élément en maintenant la touche CMD (on va alors avoir une copie), sinon, on aura un alias du document (alias qui pointe vers le fichier dans la bibliothèque, directement dans le Finder. Ceci permet d’ailleurs de référencer vers une autre application, sans réaliser de doublon).
Avec la touche CMD :

H. Le cas particulier des Mails

La touche d’import permettra de récupérer les mails dans leur format d’origine, avec style et pièces jointes.

Cette fonction permet alors d’effectuer une véritable sauvegarde de mail, en sachant qu’il est possible d’importer directement une boite entière.

Les mails capturés conservent leurs tags éventuels (y compris ceux écrits par Mail Tag), et il reste possible de répondre directement à partir de l’interface d’EagleFiler (Menu>Enregistrement>Répondre)

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Les mails importés seront mis dans un sous-dossier appelé INBOX. Chaque import fera de même, mais vous pouvez faire glisser les messages d’une INBOX vers une autre, ou plus simplement fusionner les éléments (Menu >enregistrement> fusionner). Ce comportement est essentiellement lié à une optique de sauvegarde datée : une boite par importation.

Le gros point fort d’EagleFiler est sa capacité à réinjecter un ou des mails ainsi sauvegardés vers mail.

La première chose à faire est d’exporter les messages voulus (un ou plusieurs sélectionnés) > Menu Fichier> Exporter.)

On obtient un fichier mbox que l’on peut alors importer dans mail: menu Fichier> importer.

Sélectionner le type mbox

Lui indiquer le fichier voulu

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Et laisser faire. Un dossier « Importation » est créé dans Mail avec le ou les messages.

I. Créer des éléments à partir de modèles

On appréciera également de créer des fichiers textes à partir de modèles, que l’on trouve dans le menu Fichier > nouvel enregistrement (ou clic droit sur l’icône dans le dock). À l’origine, ils ne sont que 2. Mais vous pouvez en créer autant que voulu en enregistrant vos propres modèles dans le dossier des modèles (que l’on ouvre par le même menu).

Ainsi, je crée par exemple un fichier Pages à mon entête et le glisse dans le dossier voulu. J’ai désormais le choix :

En bas de la fenêtre se trouve un petit engrenage qui affiche le menu de la capture ci-dessus, où l’on aura possibilité de créer tag, dossier de classement, affichage des éléments dans le Finder.

Les outils de formatage des notes sont les mêmes que ceux de TextEdit, ni plus, ni moins.

J. Recherche, Changement par lot et dossiers actifs

1. changements par lot

À côté se trouve également un bouton de changement par lot, également disponible par le menu Enregistrement > Changement par lot.

Ceci permettra d’appliquer les changements voulus à plusieurs éléments choisis : titre, auteur, étiquette, tags ou notes.

2. Recherche

Un bon outil de stockage n’est rien sans un bon outil de recherche. Celle d’EagleFiler est plutôt complète, permettant de chercher selon certains critères, mais aussi en combinant les termes à chercher (commandes AND ou OR)

Les termes recherchés s’affichent en surbrillance. Il faut souligner que la recherche portera également sur les annotations créées par Skim (voir tutoriel) sur des PDF.

3. les dossiers actifs

Pour finir, la création de dossiers intelligents (appelés dossiers actifs dans le logiciel) permet non seulement de classer, mais aussi d’appliquer des actions aux documents que vous allez déposer sur ces mêmes dossiers (et non-pas au résultat de la recherche) :

Les critères sont complets :

Et sont cumulables (on choisira de valider tous les critères ou l’un d’eux)

Les actions seront effectuées si vous glissez un élément sur le dossier intelligent : ici, on va appliquer un mot clef et une étiquette puis déplacer le fichier.

Il est possible de modifier secondairement ces critères en faisant un clic droit sur le dossier > modifier.

K. Multibases

Comme énoncé plus haut, il est possible d’ouvrir plusieurs bibliothèques en même temps (et plusieurs fenêtres d’une même bibliothèque puisqu’il n’y a pas d’onglets).
Le glisser-déposer entre bibliothèque assurera un transfert complet (y compris annotations, tags et méta données.)

Dernière astuce : le mot de passe des bibliothèques cryptées peut être changé par le biais d’utilitaire de disque.

Le fait que la base se présente comme un simple dossier de Finder rend le contenu indexable par Spotlight, mais surtout qu’ il sera possible de réaliser une sauvegarde incrémentale ou bien une synchronisation, ne modifiant que ce qui a été changé, donc bien plus rapide que s’il s’agissait d’une paquet où le tout doit être recopié à chaque fois.

Enfin, si vous avez la base, mais pas le logiciel, vous serez tout de même en mesure d’accéder aux éléments qui y sont stockés.

Comme vous le voyez, EagleFiler mérite à être connu. Il n’est peut être pas le plus sexy des logiciels (d’ailleurs DevonThink non plus), mais dans sa catégorie, il est le plus complet, notamment excellente gestion des mails.
Il est également scriptable, c’est à dire que si vous vous y connaissez en Apple Script (ce n’est pas mon cas), vous pourrez programmer des actions.