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SOHO Notes et NoteLife

Gestionnaires de fichiers

A. Présentation rapide :

Son icône :

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SOHO Notes (Mac OS X) & NoteLife (iOS)

Qu’es-aco : SOHO Notes est un gestionnaire de documents sur Mac, NoteLife son équivalent sur iPhone.
Site de l’éditeur : Chronos
Traduction : non
Payant : oui

Version démo : oui – 30 jours
Interface :

interface

 

B. Plus en détail :

1. introduction

Dans le domaine des gestionnaires de documents, il y a également Soho Notes. Soho Notes, éditée par Chronos, reprend le principe des dossiers, classement par tags, boite de dépôts que l’on a vu avec les autres gestionnaires. Il a malheureusement un défaut, il n’est pas traduit.
Néanmoins, il a désormais un énorme avantage : il bénéficie d’une application iPhone qui se synchronise automatiquement avec sa base, permettant d’emporter et visualiser toutes formes de documents (PDF, images, Texte, RTFD, Word), mais aussi des sons et vidéos. À l’inverse, il est possible de créer des notes sur l’iPhone qui seront récupérées sur le Mac. Bref, une synchronisation bilatérale.
Je vais rapidement vous présenter l’application Mac avant de m’attarder sur l’application iPhone.

2. Soho Notes : Sur le Mac

Interface :

Soho Notes version 8 est assez classique dans sa présentation : barre latérale contenant les dossiers et boites de tri, liste des éléments, panneau de visualisation. Les vues peuvent être également en mode icônes ou en mode Coverflow, au choix. S’adjoint un panneau d’information qui permet l’ajout des tags, commentaires, liens, contacts. Il faut savoir que Soho Notes peut être associé à un autre groupe de logiciel nommé Soho Organizer avec une fonctionnalité de contacts, tâches et calendriers. Ainsi, il sera possible de lier les éléments des 2 logiciels.

dock

Le dock

Soho Notes a également un dock latéral qui permet de glisser rapidement un élément vers un dossier, sans même ouvrir la fenêtre.
module de recherche

Le module de recherche

Également optionnel, un module de recherche spécifique dans la barre de menu qui ressemble à Spotlight.
services

Quelques services

Le tout a également des raccourcis clavier pour taper rapidement une nouvelle note, des services (comme la création directement d’un PDF dans Soho) et un menu contextuel afin d’envoyer sans plus attendre un contenu vers la base. Les fichiers supportés sont nombreux, si ce n’est que j’ai rencontré des difficultés avec les documents iWork qui ne sont reconnus mais non visualisables. Les fichiers sont copiés dans la base de données, et non liés.
Les URL seront transformées en Webarchives ou en simples signets.
panneau d’information

Le panneau d’information donne accès aux divers réglages

Le nombre de dossiers est illimité, et l’on peut également créer des dossiers intelligents afin de s’organiser au mieux. Le support des onglets permettra d’avoir plusieurs documents ouverts en même temps.
Il est bon également de noter que Soho supporte la synchronisation entre ordinateurs des notes (tout comme Yojimbo), via MobileMe. Par ailleurs, il est possible de créer plusieurs bases de données, mais seule la première (nommée personnelle) pourra interagir avec l’application iPhone ou être synchronisée via MobileMe.
enregistrement vidéo

Enregistrement sonore/vidéo/photo

Parmi les formats que l’on peut créer dans Soho, on appréciera la fonction « bloc note » vidéo ou sonore (via l’iSight), mais aussi la création de formulaires (dont il existe des modèles comme les fiches de licences logicielles), les notes post it, et même des listes avec cases à cocher.

formulaire

On peut même créer des formulaires

Le logiciel propose également des ajouts automatiques : date, mini calendriers, et même des tableaux.
calendrier

Insertions de calendriers

Les notes de type texte peuvent avoir en plus des fonds colorés avec ou sans texture.
Cryptage

Cryptage

Le logiciel permet le cryptage des éléments. Chaque note peut se voir adjoindre des liens, annotations, étiquettes de couleur ou tags, drapeau et même une date d’échéance.
Enfin, un mode plein écran permet d’écrire tranquillement.
Plein écran

Plein écran

 

2. NoteLife sur l’iPhone

NoteLife est disponible sur l’Appstore pour 4 euros, mais en anglais seulement. Il fonctionne soit indépendamment, soit en symbiose avec l’application Mac. Gros avantage, NoteLife peut se synchroniser avec plusieurs macs, mais la totalité du contenu sera recopiée vers chacun des macs (on ne peut pas choisir un contenu différent à synchroniser). Le tout se fait uniquement via le réseau WiFi.
NoteLife
Il est également possible de synchroniser plusieurs iPhones avec une même base, mais encore une fois le contenu sera identique sur les 2.
synchronisation
Les réglages (1) de NoteLife permettent d’ajouter un mot de passe à l’application (2), de laisser des notifications sonores (3), d’activer la localisation des notes (5), entre autres.
Pour relier les 2 applications, c’est assez simple :
Reconnaissance de l’iPhone
Reconnaissance de l’iPhone
Il suffit d’ouvrir les préférences de Soho Notes, et d’aller sur iPhone. On clique sur le plus (1), l’application va chercher un iPhone sur le réseau (NoteLife doit être ouvert) (2). On sélectionne le bon et il suffit alors de taper (sur l’iPhone) le code (3).
Choix des dossiers

Choix des dossiers

Dès lors, dans les préférences du logiciel Mac, on va sélectionner les éléments à synchroniser avec NoteLife. Attention, si vous avez des sous dossiers, il faudra les sélectionner également.
Une fois la première synchronisation effectuée, toute création ou modification sera répercutée. La synchro peut être automatique à chaque lancement de NoteLife (mais l’appli mac doit alors être ouverte), une fois par jour ou manuellement. Le tout se décide via les réglages de l’iPhone.
On utilise le bouton réglages > Sync (1) pour avoir le choix. Si plusieurs Mac sont disponibles, ils sont indiqués (2), et on choisit à quel rythme on va synchroniser (3).
synchronisatio

synchronisation (2)

Le seul écueil peut être lié au poids des éléments, Soho ne va en effet pas prévenir si une note est trop lourde, il se contentera de ne pas la copier. On aurait aimé avoir une notification d’échec.
différentes présentations

NoteLife dispose d’une vue liste, page ou Coverflow disponible via les lunettes (1)

Comme pour toutes les applications du genre, les notes en textes, en RTDF, en RTF, les documents de type Word, les PDF, sons, vidéos (au format iPhone), les images, seront supportées. Une note ne peut être que d’une seule sorte (on ne peut pas mettre une image et du son au sein de la même note). Si l’on ajoute une image à une note texte, alors le texte va être déplacé dans les commentaires de la note.
Pas de mélange de genre

1. création de note texte – 2. ajout de média – 3. déplacement du texte vers les commentaires.

Si l’on essaye de mettre un autre média, il sera proposé de remplacer le précédent.
Remplacer?
La création de note est disponible via la petite icône en bas à droite visible quelque soit le mode de visualisation. On a alors le choix entre plusieurs type de documents (Si on utilise toujours le texte, il est possible de désactiver ce panneau de choix pour accélérer l’ajout (voir image des préférences, bouton 4)
nouvelle note
Il est aussi possible d’éditer celles présentes (à noter que NoteLife permet de transformer une note enrichie en fichier texte modifiable mais l’on perd alors les images).
édition
En mode de visualisation, on peut ajouter des médias (1) dont des vidéos sur 3GS et comme sur le Mac (2), mais aussi certains renseignements comme la date du jour, ou l’heure (3). Les notes peuvent être marquées en favori (étoile à côté du titre)
média
Bon point: il est aisé de circuler de note en note grâce aux flèches (1) avec une jolie animation. Il sera également possible de passer en mode plein écran (2) ou en portrait.
présentation
Si on comprend aisément la signification de la corbeille, le bouton avec l’engrenage, lui, amène les options de cryptage (1) ou les informations (2) de la note. C’est ici que l’on ajoute des tags (4) ou des commentaires (5) (transposés dans Soho), voir une géolocalisation(6). Notez le compteur (7) de mots et de caractères. Il est même possible d’attribuer une icône personnalisée (3) (à la place de la miniature).
différents outils
Dans le même ordre d’idée, on peut supprimer des dossiers grâce au swip (2), ou ajouter des dossiers (1). Mais on peut également changer les propriétés de plusieurs dossiers en une fois, ou réorganiser manuellement le tout (3)
Réorganisation
Ces dossiers pourront avoir une icône (1) personnalisée (voir même une image), et cryptés (2). De la même manière que sur le Mac, les éléments seront cryptés soit un par un, soit par dossier (attention, le cryptage d’un dossier n’est pas acquis pour les sous dossiers éventuels)
Une fois ainsi protégés, les éléments seront synchronisés et resteront cryptés dans l’application Mac (le contraire est également vrai.). Par contre, les dossiers ne sont pas cryptables sur Soho, seuls les éléments indépendants le sont. Ceci fait que du coup, il faut entrer le mot de passe pour chaque document à voir, alors que sur l’iPhone, lorsque l’on tape le mot de passe, on peut aussi choisir de le mémoriser (3) pendant la session (il faudra le retaper au prochain lancement de l’application).
cryptage
Les propriétés des dossiers sont modifiables secondairement grâce au bouton Edit (engrenage), qui permet aussi de changer l’ordre d’affichage (et de synchroniser)
Edit
La recherche est toujours disponible via la petite loupe, et on peut restreindre au dossier actuellement ouvert ou à la totalité des notes.
recherche
L’export n’est possible que via email (1).
Export
On peut aisément déplacer (2) les notes entre dossiers et faire des déplacements multiples.
déplacer les notes
Au rayon des regrets, l’import d’une image impose un rognage carré, ce qui est dommage. Si l’on peut ajouter un signet, il ne sera par contre pas possible de conserver la page qui devra être chargée à chaque fois.
rognage carré des images

 

C. En conclusion :

Même si j’attends l’application de DevonThink qui devrait arriver dans les prochains jours (semaines?), j’utilise actuellement avec bonheur le couple qui permet de faire passer toutes sortes d’informations sans se soucier de récupérer manuellement les changements, et ça, c’est vraiment très pratique. L’application iPhone est bien pensée, pratique, assez complète et surtout très réactive. De son côté, l’application Mac m’a laissé un goût un peu mitigé car elle souffre parfois de ralentissements, lors de l’utilisation des services par exemple, ou de l’import d’URL. La synchronisation n’est pas rapide selon le nombre d’éléments ajoutés.
La synchronisation des macs via MobileMe, par contre, peut être un sérieux atout.

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